DECivil PhD Welcome
28 de setembro, 2020
Capital Humano ● 2020
Alexandre Pinheiro, Ana Fernandes, André Biscaya, Dídia Covas, Joana Baltazar, João Delgado, Luís Vieira, Maria Ana Bonito, Paula Marques e Vera Durão (DECivil)
Implementação da Boa Prática
Um grupo de alunos de doutoramento do Departamento de Engenharia Civil, Arquitetura e Georrecursos (DECivil) organiza voluntariamente, mas sob a coordenação do DECivil, um evento de receção e apoio aos novos alunos de doutoramento – o DECivil PhD Welcome. Esta iniciativa realiza-se no início de cada semestre, tendo a primeira edição ocorrido em fevereiro de 2019.
O DECivil PhD Welcome incluiu a disponibilização de um guia – o PhD Quick-Start Guide, com informação útil sobre o departamento, como por exemplo a sua estrutura organizacional e contactos importantes, e sobre o percurso de um aluno de doutoramento, que inclui uma checklist das primeiras etapas a realizar, contactos de mentores (outros alunos de doutoramento) e alguns aspetos para facilitar a integração no Instituto Superior Técnico (IST). O PhD Quick-Start Guide é atualizado e disponibilizado semestralmente no site do departamento. Para além deste guia, é organizada uma visita guiada – a PhD Welcome Tour, pelas várias dependências do departamento e a alguns pontos de maior interesse do IST, com o intuito de dar a conhecer a localização de serviços, das instalações laboratoriais e aspetos relevantes para a vivência académica.
Este evento é especialmente direcionado para novos alunos de doutoramento do departamento, contudo alunos numa fase mais avançada do seu doutoramento e bolseiros associados aos centros de investigação do DECivil (CERIS, CERENA e CiTUA) também podem usufruir da visita e do guia.
Resultados Alcançados
O PhD Quick-Start Guide foi preparado e divulgado a qualquer aluno de doutoramento do DECivil. O PhD Welcome Tour tinha como objetivo inicial o de alcançar apenas novos alunos de doutoramento do DECivil. Contudo, alunos que tinham começado o seu doutoramento há mais tempo também mostraram necessidade e interesse em participar nesta iniciativa. Na primeira edição, apenas 8% do total de alunos inscritos pela primeira vez nesse semestre em doutoramento no DECivil foram à visita guiada. Dos alunos que participaram na visita, 25% dos alunos tinham iniciado o seu doutoramento nesse semestre, enquanto 75% tinham iniciado os seus estudos há mais tempo. Na segunda e terceira edições a percentagem de alunos que participaram na visita tendo em conta o número total de alunos inscritos pela primeira vez nesse semestre em doutoramento aumentou para 36%. Na segunda edição, 100% dos alunos que participaram na visita tinha começado o seu curso nesse semestre. Na terceira edição, 62% dos alunos que foram à visita tinham iniciado o seu doutoramento nesse semestre, enquanto 38% tinha iniciado os seus estudos há mais tempo.
Os coordenadores dos vários cursos de doutoramento do departamento e dos centros de investigação associados ao mesmo foram convidados a participar na visita numa tentativa de fomentar o contacto entre alunos e os professores. Na primeira edição dois dos coordenadores de doutoramento estiveram presentes. Quanto aos centros de investigação, na segunda e terceira edições, a representação de apenas um dos centros foi feita.
Na terceira edição, além dos alunos de doutoramento também bolseiros de investigação que iniciaram o seu trabalho no início de 2020 foram convidados a participar na visita. Mas constatou-se que a maioria dos bolseiros eram alunos de doutoramento, por isso já incluídos no convite inicial.
Com esta iniciativa, divulgou-se informação importante que, por estar dispersa, os alunos têm muitas vezes dificuldade em encontrar ou não sabem que existe. O evento permitiu dar a conhecer espaços do departamento importantes para o percurso dos alunos, especialmente onde e a quem se dirigirem quando têm dúvidas ou problemas. Além disso, os alunos conheceram os alunos que organizaram esta iniciativa e que se apresentam como Mentores e a quem se podem dirigir futuramente.
Avaliação e Monitorização
Após a visita guiada é enviado aos alunos um questionário de satisfação que nos permite avaliar a mesma. Tendo em conta as três edições da visita, a relevância da mesma foi considerada pelos alunos elevada para seu o trabalho e muito elevada para conhecer novos colegas. A duração do evento foi considerada adequada pelos alunos e a sua organização como boa. O evento teve uma avaliação geral de bom. Os alunos solicitaram ainda para futuras visitas mais informações sobre, por exemplo, as disciplinas a frequentar, o fluxo de trabalho de um aluno de doutoramento ou certos procedimentos administrativos a cumprir.
Após cada edição a equipa organizadora efetua uma avaliação da mesma. O conteúdo do guia é revisto, sendo atualizado com nova informação, incluindo informações pedidas pelos alunos e o percurso da visita é também revisto tendo em conta os interesses demonstrados pelos alunos durante a visita.
O processo de planeamento e preparação do evento foi estruturado num documento Stepby-step em que as várias tarefas a realizar são apresentadas e calendarizadas, de forma a facilitar a futura continuação desta prática.
Carácter Inovador e Transferibilidade
Esta iniciativa, de um modo geral, pretende disponibilizar um conjunto de informações relevantes, nem sempre fáceis de encontrar, e apoio a todos os novos alunos de doutoramento do DECivil do IST, contribuindo para uma melhor integração no ambiente e estrutura do departamento. A iniciativa surge através de alunos de doutoramento que sentiram a necessidade de ajudar os novos alunos nas primeiras fases do seu percurso académico, disponibilizando um guia estruturado, que é complementado por uma visita guiada ao departamento e locais relevantes no IST. No que concerne à transferibilidade, esta iniciativa pode ser adaptada a qualquer departamento que careça de um apoio especialmente dirigido a novos doutorandos.