Instituto Superior Técnico

Observatório de Boas Práticas do IST

DECivil PhD Welcome

28 de setembro, 2020

Capital Humano 2020

Alexandre Pinheiro, Ana Fernandes, André Biscaya, Dídia Covas, Joana Baltazar, João Delgado, Luís Vieira, Maria Ana Bonito, Paula Marques e Vera Durão (DECivil)

Implementação da Boa Prática

Um grupo de alunos de doutoramento do Departamento de Engenharia Civil, Arquitetura e Georrecursos (DECivil) organiza voluntariamente, mas sob a coordenação do DECivil, um evento de receção e apoio aos novos alunos de doutoramento – o DECivil PhD Welcome. Esta iniciativa realiza-se no início de cada semestre, tendo a primeira edição ocorrido em fevereiro de 2019.

O DECivil PhD Welcome incluiu a disponibilização de um guia – o PhD Quick-Start Guide, com informação útil sobre o departamento, como por exemplo a sua estrutura organizacional e contactos importantes, e sobre o percurso de um aluno de doutoramento, que inclui uma checklist das primeiras etapas a realizar, contactos de mentores (outros alunos de doutoramento) e alguns aspetos para facilitar a integração no Instituto Superior Técnico (IST). O PhD Quick-Start Guide é atualizado e disponibilizado semestralmente no site do departamento. Para além deste guia, é organizada uma visita guiada – a PhD Welcome Tour, pelas várias dependências do departamento e a alguns pontos de maior interesse do IST, com o intuito de dar a conhecer a localização de serviços, das instalações laboratoriais e aspetos relevantes para a vivência académica.

Este evento é especialmente direcionado para novos alunos de doutoramento do departamento, contudo alunos numa fase mais avançada do seu doutoramento e bolseiros associados aos centros de investigação do DECivil (CERIS, CERENA e CiTUA) também podem usufruir da visita e do guia.

Resultados Alcançados

O PhD Quick-Start Guide foi preparado e divulgado a qualquer aluno de doutoramento do DECivil. O PhD Welcome Tour tinha como objetivo inicial o de alcançar apenas novos alunos de doutoramento do DECivil. Contudo, alunos que tinham começado o seu doutoramento há mais tempo também mostraram necessidade e interesse em participar nesta iniciativa. Na primeira edição, apenas 8% do total de alunos inscritos pela primeira vez nesse semestre em doutoramento no DECivil foram à visita guiada. Dos alunos que participaram na visita, 25% dos alunos tinham iniciado o seu doutoramento nesse semestre, enquanto 75% tinham iniciado os seus estudos há mais tempo. Na segunda e terceira edições a percentagem de alunos que participaram na visita tendo em conta o número total de alunos inscritos pela primeira vez nesse semestre em doutoramento aumentou para 36%. Na segunda edição, 100% dos alunos que participaram na visita tinha começado o seu curso nesse semestre. Na terceira edição, 62% dos alunos que foram à visita tinham iniciado o seu doutoramento nesse semestre, enquanto 38% tinha iniciado os seus estudos há mais tempo.

Os coordenadores dos vários cursos de doutoramento do departamento e dos centros de investigação associados ao mesmo foram convidados a participar na visita numa tentativa de fomentar o contacto entre alunos e os professores. Na primeira edição dois dos coordenadores de doutoramento estiveram presentes. Quanto aos centros de investigação, na segunda e terceira edições, a representação de apenas um dos centros foi feita.

Na terceira edição, além dos alunos de doutoramento também bolseiros de investigação que iniciaram o seu trabalho no início de 2020 foram convidados a participar na visita. Mas constatou-se que a maioria dos bolseiros eram alunos de doutoramento, por isso já incluídos no convite inicial.

Com esta iniciativa, divulgou-se informação importante que, por estar dispersa, os alunos têm muitas vezes dificuldade em encontrar ou não sabem que existe. O evento permitiu dar a conhecer espaços do departamento importantes para o percurso dos alunos, especialmente onde e a quem se dirigirem quando têm dúvidas ou problemas. Além disso, os alunos conheceram os alunos que organizaram esta iniciativa e que se apresentam como Mentores e a quem se podem dirigir futuramente.

Avaliação e Monitorização

Após a visita guiada é enviado aos alunos um questionário de satisfação que nos permite avaliar a mesma. Tendo em conta as três edições da visita, a relevância da mesma foi considerada pelos alunos elevada para seu o trabalho e muito elevada para conhecer novos colegas. A duração do evento foi considerada adequada pelos alunos e a sua organização como boa. O evento teve uma avaliação geral de bom. Os alunos solicitaram ainda para futuras visitas mais informações sobre, por exemplo, as disciplinas a frequentar, o fluxo de trabalho de um aluno de doutoramento ou certos procedimentos administrativos a cumprir.

Após cada edição a equipa organizadora efetua uma avaliação da mesma. O conteúdo do guia é revisto, sendo atualizado com nova informação, incluindo informações pedidas pelos alunos e o percurso da visita é também revisto tendo em conta os interesses demonstrados pelos alunos durante a visita.

O processo de planeamento e preparação do evento foi estruturado num documento Stepby-step em que as várias tarefas a realizar são apresentadas e calendarizadas, de forma a facilitar a futura continuação desta prática.

Carácter Inovador e Transferibilidade

Esta iniciativa, de um modo geral, pretende disponibilizar um conjunto de informações relevantes, nem sempre fáceis de encontrar, e apoio a todos os novos alunos de doutoramento do DECivil do IST, contribuindo para uma melhor integração no ambiente e estrutura do departamento. A iniciativa surge através de alunos de doutoramento que sentiram a necessidade de ajudar os novos alunos nas primeiras fases do seu percurso académico, disponibilizando um guia estruturado, que é complementado por uma visita guiada ao departamento e locais relevantes no IST. No que concerne à transferibilidade, esta iniciativa pode ser adaptada a qualquer departamento que careça de um apoio especialmente dirigido a novos doutorandos.

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