Um documento viajado é um documento privilegiado: o Empréstimo Interbibliotecas na Biblioteca do Instituto Superior Técnico

28 de setembro, 2020

Educação Superior ● 2020

Isabel Marques Vaz Marcos; Filomena Lopes dos Santos (BIST)

Implementação da Boa Prática

O Serviço de Empréstimo Interbibliotecas (EIB) é uma atividade fundamental das bibliotecas universitárias, porque permite a disponibilização de documentos cujo acesso está circunscrito geograficamente a uma unidade orgânica, não se encontrando acessível à distância de um clique.

Através de redes de cooperação, estabelece-se um serviço, em que cada biblioteca é simultaneamente utilizadora e fornecedora, permitindo o desenvolvimento de boas práticas, cujo beneficiário é o utente que necessita da informação.

O Serviço EIB do IST desenvolve-se em dois eixos, pedidos internos e pedidos externos, tendo como objetivos:

Proporcionar aos utilizadores do IST o acesso a fundos bibliográficos que não existem na Biblioteca, recorrendo a outras bibliotecas nacionais e estrangeiras;

Proporcionar a outras bibliotecas nacionais e estrangeiras o acesso aos fundos bibliográficos existentes na Biblioteca do IST.

É um dos serviços mais antigos que a Biblioteca disponibiliza à Comunidade IST, mas só foi estruturado e regulamentado em 2003. É um tipo de cooperação entre bibliotecas que exige a existência de um regulamento que formalize os procedimentos de empréstimo dos documentos ou cedência em formato digital (se possível), que estruture a forma de envio, os prazos de empréstimo, os modos de pagamento e as penalizações em situações de incumprimento.

Para funcionar é necessário que se estabeleça um conjunto de procedimentos, que vão desde a formulação do pedido (através de dois formulários existentes na página web da Biblioteca) até à entrega da documentação ao utilizador final. No caso de pedidos para outras bibliotecas, o documento é pedido, rececionado, emprestado ao utilizador com indicação dos prazos de devolução e, posteriormente, reenviado à procedência. Nos pedidos externos, o documento é identificado no catálogo, emprestado e enviado por correio (interno ou CTT) à biblioteca que o solicitou. Os artigos de periódicos quando pedidos, são digitalizados e enviados por email.

Resultados Alcançados

Não obstante a maior acessibilidade de recursos em formato digital, que naturalmente fez diminuir ao longo dos anos o número de documentos emprestados por EIB, registaram-se em 2018 e 2019 empréstimos na ordem do meio milhar: 479 (2018) e 485 (2019).

Destes totais, a maioria dos pedidos são internos (utilizadores da Biblioteca do IST): 357 (2018) e 304 (2019). Em 2019, a diminuição de cerca de 12%, poderá explicar-se pelo esforço da Biblioteca em adquirir a bibliografia pedida pelos nossos estudantes.

Quanto às grandes tipologias documentais, constatou-se que mais de 65% são livros impressos e que os restantes 35% são artigos de publicações periódicas.

Os meios utilizados no envio destes documentos emprestados são: o correio interno para as escolas da Universidade de Lisboa; via CTT para outras universidades nacionais e estrangeiras; correio eletrónico para artigos digitalizados.

Perfil dos utilizadores internos

No que respeita ao perfil dos utilizadores internos, verificámos nestes dois anos os seguintes valores percentuais:

Alunos – 44,3% (2018); 54,4% (2019)

Docentes/Investigadores – 29,9% (2018); 18,5% (2019)

Funcionários – 21,2% (2018); 19,8% (2019)

Exposições – 4% (2018); 4,3% (2019)

Bolseiros – 0,6% (2018); 3% (2019)

Constata-se que são os alunos aqueles que solicitam mais documentos por EIB, tendo-se registado em 2019 um aumento de 10%. Quanto aos docentes/investigadores, verificou-se a situação inversa, com uma descida próxima dos 10%. Os valores percentuais dos funcionários mantêm-se estáveis, na ordem dos 20%, e é também significativa a percentagem de documentos que são emprestados para exposições.

Instituições

A maioria das instituições são nacionais e variadas na sua identidade. Em termos de pedidos internos, constata-se o recurso às escolas de arquitetura, de engenharia e a instituições com uma forte componente nas ciências sociais e humanas (solicitações feitas maioritariamente pelo grupo dos funcionários). No que respeita às instituições estrangeiras, a maioria são de países da Europa. Os pedidos externos de instituições estrangeiras são muito residuais.

Custos

Um dos objetivos do serviço EIB é que os seus custos sejam minimizados e que, se possível, possa ser gratuito. Nos últimos anos, a preocupação pela gratuidade fez aparecer um conjunto de protocolos entre as universidades, em que as instituições estabelecem permutas de empréstimos sem custos. Nos pedidos internos, sempre que um documento é solicitado é norma procurar uma instituição que não cobre o valor do empréstimo. Quando tal não é possível, porque o documento só foi localizado numa instituição que cobra, a despesa é suportada pelo utilizador. No caso dos professores e investigadores o valor pode ser suportado pelo Departamento ou por um projeto. Nas instituições estrangeiras o pagamento é feito através de vouchers, procedimento instituído pela International Federation of Library Associations and Institutions-IFLA.

Em 2018 e 2019 o custo do serviço foi de 10 vouchers.

Avaliação e Monitorização

Todo e qualquer serviço prestado pela Biblioteca deve ser avaliado pelos utilizadores para conhecer o grau de satisfação e/ou insatisfação, assim determinar os pontos fortes e fracos e apostar na melhoria contínua.

Considerou-se importante conhecer a satisfação dos utentes internos e externos do serviço em cinco itens: procedimentos, tempo de resposta, prazos de empréstimo, custos e qualidade global.

No que respeita aos pedidos dos utilizadores internos, os principais resultados foram os seguintes:

Procedimentos para processamento do pedido de empréstimo – 86,9% com avaliação positiva (53,3% muito satisfeitos e 33% satisfeitos)
Tempo de resposta do pedido – 86,7% com avaliação positiva (60% muito satisfeitos e 26,7% satisfeitos)
Prazos de empréstimo – 60% satisfeitos. É de realçar que 33,3% estão pouco satisfeitos, porque consideram que os prazos deveriam ser alargados
Custos e formas de pagamento do serviço – 60% satisfeitos. Neste item é significativa a percentagem de utentes que não sabe/não responde (33,3%), provavelmente por ignorarem que o serviço poder ter custos (empréstimos feitos ao abrigo de protocolos).
Qualidade global do serviço – 86,7% com avaliação positiva (60% muito satisfeitos e 26,7% satisfeitos)

No que respeita aos pedidos externos, as instituições inquiridas responderam o seguinte:

Procedimentos para processamento do pedido de empréstimo – 92,9% com avaliação positiva (64,3% muito satisfeitos e 28,6% satisfeitos)
Tempo de resposta do pedido – 100% com avaliação positiva (64,3% muito satisfeitos e 35,7%)
Prazos de empréstimo – 100% com avaliação positiva (57,1% muito satisfeitos e 42,9% satisfeitos)
Custos e formas de pagamento do serviço – 64,3% satisfeitos. Neste item é significativa a percentagem de utentes que não sabe/não responde (35,7%)
Qualidade global do serviço – 100% com avaliação positiva (71,4% muito satisfeitos e 28,6% satisfeitos)

Sendo um serviço dinâmico, as propostas de melhoria identificadas são sempre validadas e, posteriormente, introduzidas no serviço.

O Serviço EIB está identificado no Manual de Procedimentos como um processo (Processo 6), estando sujeito a monotorização e revisão periódica. Qualquer reformulação ao funcionamento do serviço é comunicada e introduzida no documento.

Carácter Inovador e Transferibilidade

O modelo de biblioteca universitária atualmente existente é um modelo híbrido que se move entre o físico e o tecnológico digital. Neste modelo poder-se-á repensar o serviço EIB e questionar a sua permanência como um serviço fundamental para a Biblioteca. Sendo um serviço que utiliza a Internet, mas que está para além dela, é cada vez mais um serviço de referência que apoia a comunidade académica nos processos de ensino, aprendizagem e investigação.

O EIB é um serviço que:

Identifica as necessidades de informação dos utilizadores e procura disponibilizar o seu acesso
Explora todos os meios para obtenção da informação em formato digital
Quando tal não é possível, localiza a sua existência noutras bibliotecas
Enceta um conjunto de esforços para disponibilizar esta informação em tempo útil
Procura que o serviço tenha o menor impacto económico tanto para a instituição que serve, como para o utilizador final
Disponibiliza a informação, contribuindo assim para a criação de novo conhecimento e a sua transferibilidade noutros contextos.

A identificação dos diversos perfis dos utilizadores do serviço e a avaliação que por estes foi feita, permitem-nos considerar este serviço como uma boa prática, com potencialidades de continuar a desenvolver a sua matriz inicial (empréstimo de documentos através de cooperação bibliotecária) e, simultaneamente, crescer em outras vertentes.

Destacamos:

Ao reforçar as redes de comunicação entre as bibliotecas, permite a extensão desta colaboração noutros contextos: realização de Conferências, Encontros, etc.

Apoio a eventos de cariz cultural e estabelecimento de parcerias: exposições, clubes/comunidade de leitores, apoio a museus, etc.

Com a internacionalização da escola, poder apoiar os estudantes cuja língua materna é menos comum (línguas eslavas, japonesa, chinesa, etc.), estabelecendo contactos com as bibliotecas das universidades de origem

No compromisso social com a comunidade local poder estabelecer redes de parceria com escolas secundárias e bibliotecas municipais.

Categorias

Educação Superior, Responsabilidade Social, Técnico-Pedagógico

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