Orientation Week – Semana de Acolhimento dos Alunos de Mobilidade

27 de julho, 2019

Internacionalização ● 2019

Núcleo de Mobilidade e Cooperação Internacional (NMCI); Núcleo de Apoio ao Estudante (NAPE – IST)

Implementação da Boa Prática

A Semana de Acolhimento (SA) dos estudantes de mobilidade (EM) incoming decorre no 1º e no 2º semestre, na semana anterior ao início das aulas.

Os EM incoming recebem previamente o programa da SA e promove-se a sua aproximação pela criação de grupos nas redes sociais.

À chegada ao Técnico, os EM incoming são recebidos pelo NAPE e Mentores de Mobilidade (MM), estudantes regulares que apoiam o processo de integração e adaptação ao Técnico, que esclarecem questões, realizam a visita ao Campus e dinamizam atividades culturais e de desenvolvimento de competências. De seguida o NAPE encaminha os EM para o NMCI para finalizarem o seu processo administrativo.

No 1º semestre a SA tem lugar no Salão Nobre da parte da tarde, com a presença do NMCI, NAPE, GOP, Tesouraria, AEIST e agências bancárias. Segue-se um coffee-break de convívio. No 2º semestre os EM são rececionados nos próprios serviços.

Durante a SA é organizada a Culture Clash, cujo objetivo é a integração dos EM na Escola e na sociedade – o NMCI aborda várias fases de adaptação ao país, modo de vida, cultura e gestão do dia a dia; o NAPE disponibiliza apoio personalizado na utilização do Fénix.

Os EM do Campus TagusPark têm uma sessão de boas-vindas local.

Na sexta-feira de manhã organiza-se a Cerimónia de Boas-Vindas, com apresentações do Vice-Presidente para os Assuntos Internacionais, NMCI, NAPE e PSP. Após a fotografia de grupo, seguem-se visitas aos Departamentos, o discurso de boas-vindas pelo Presidente do Técnico e um almoço oferecido pela Escola.

Os EM podem inscrever-se na Orientation Week, um programa de atividades de integração sociocultural da responsabilidade do NAPE, que inclui:

– Sexta-feira – Portuguese Evening (serão de gastronomia, música e história Portuguesa), Sunset Party ou Boat Party;

– Sábado – City Rally pela cidade e jantar de grupo com comida típica, seguido de uma Night Out num clube noturno de referência de Lisboa;

– Domingo – Aula de Surf, Belém Tour, Sintra Trip ou Beach Day.

Resultados Alcançados

A participação dos estudantes de mobilidade na Semana de Acolhimento aumentou significativamente devido ao envolvimento de toda a Escola neste processo.

Um dos resultados a destacar é a integração dos Coordenadores de Mobilidade (CM) na Cerimónia de Boas-Vindas e na organização de uma visita ao Departamento e Laboratórios seguida da sessão de apresentação do Programa de Mestrado, tendo total liberdade para definirem as atividades que considerarem mais adequadas.

Estas atividades têm apresentado resultados muito positivos: por um lado os estudantes têm a possibilidade de conhecer o CM antes do início das aulas, facilitando posteriores contactos entre ambos e diminuindo a distância que possa existir entre estudante e professor; por outro lado, os estudantes têm a oportunidade de conhecer o Departamento e as instalações que irão frequentar durante todo o período em que forem estudantes do Técnico, bem como os seus restantes colegas, visto que muitos CM optam por juntar a Sessão de Boas-Vindas aos estudantes incoming com a Sessão de Boas-Vindas aos estudantes de mestrado regulares, promovendo a sua integração na Escola e fomentando o espírito internacional do Técnico.

Do ponto de vista de integração dos estudantes, o fim-de-semana completo de atividades permite não só que os estudantes interajam e criem laços entre si com aqueles que serão os seus colegas durante o período que passam no Técnico, como também que conheçam a cidade que os acolherá durante o mesmo e ainda alguns sítios emblemáticos que, talvez de outra forma, não tivessem a oportunidade de conhecer.

A taxa de participação dos estudantes é muito elevada, havendo inclusive repetições de participação por parte de estudantes que permanecem no Técnico por mais do que um semestre, demonstrando que este programa é bastante valorizado por parte dos estudantes incoming.

A Orientation week permite ainda que os estudantes conheçam os Guias do NAPE e os seus Mentores, a quem podem recorrer ao longo do período que permanecem no Técnico para os apoiar em qualquer assunto relacionado com a sua adaptação e desenvolvimento.

O excelente feedback obtido por parte dos estudantes e os seus constantes elogios comprovam o impacto positivo desta prática, reconhecida por toda a comunidade como um sucesso, devendo ser por isso ser perpetuada nos semestres vindouros.

Avaliação e Monitorização

Várias melhorias foram sendo introduzidas ao longo dos anos até se chegar ao modelo atual.

Inicialmente a organização era exclusiva do Núcleo de Mobilidade e Cooperação Internacional, tendo sido posteriormente integrada na Semana de Acolhimento dos novos estudantes com a participação de toda a Escola.

A Cerimónia de Boas-Vindas foi também substancialmente melhorada. Os CM (ou seus representantes) passaram a participar neste evento, onde são formalmente apresentados aos estudantes, levando os estudantes aos seus departamentos, onde organizam uma Sessão de Boas-Vindas.

Este modelo de receção aos estudantes de mobilidade foi pioneiro e teve início em setembro de 2016, pelo que foi necessário avaliar junto dos CM o impacto e pertinência desta Cerimónia. Foi enviado um Questionário aos 21 CM convidados, obtendo-se os seguintes resultados:

7 CM indicaram que a Cerimónia decorreu muito bem e que a mesma deverá ser mantida por ter apresentado melhorias significativas face aos anos anteriores;
2 CM valorizaram, em particular, o espaço dado para a realização da conversa individual com o seu grupo de estudantes, e que permitiu que os Coordenadores se apresentassem e dessem as primeiras informações gerais aos novos estudantes;
outros CM salientaram a fotografia de grupo, o ritmo e ambiente do evento.

De forma a monitorizar a evolução da receção aos estudantes o NAPE implementou uma série de instrumentos de avaliação nomeadamente inquéritos de satisfação aos estudantes participantes na semana de acolhimento, que estes preenchem a partir do último dia das suas atividades e num prazo de uma a duas semanas. Posteriormente é efetuada uma análise do número de participantes em cada uma das atividades da Oweek, nas quais existe controlo do número de presenças, para fins estatísticos. Também é possível avaliar, com base na interação diária com os estudantes, o seu interesse e satisfação com as diversas atividades desenvolvidas no âmbito da sua integração.

Na generalidade os estudantes avaliam as atividades com nota entre 4 e 5 numa escala de 1 a 5, onde 5 representa total satisfação e 1 total insatisfação. No último semestre obtivemos uma taxa de participação dos estudantes incoming acima de 70%.

No inquérito de satisfação existe também um campo de sugestões e comentários, que são tidos em conta na planificação das atividades da Orientation week seguinte, bem como perceber as suas preferências, os aspetos que correspondem às suas expectativas e aqueles a melhorar.

Carácter Inovador e Transferibilidade

O carácter inovador reside no facto de integrar os EM nas atividades oficiais de acolhimento e boas-vindas que o Instituto Superior Técnico organiza anualmente, contribuindo assim para um maior sentimento de pertença à comunidade IST e para uma melhor integração no ambiente e na estrutura da Escola, por parte dos estudantes incoming, que todos os anos chegam à Escola no 1º e 2º semestre.

A SA, Welcome Ceremony e Welcome Sessions são um exemplo de práticas que foram transferidas do modelo de acolhimento ao estudante regular, desenvolvido pelo Conselho Pedagógico do IST e pelo NAPE, e adaptadas aos estudantes de mobilidade.

Esta necessidade decorreu não só do significativo aumento de estudantes incoming nos últimos anos, mas sobretudo da vontade que a Escola tem de uniformizar e integrar todos os estudantes, independentemente da sua nacionalidade, tipo de ingresso ou tempo de permanência no IST.

No que diz respeito às atividades incluídas na Oweek e proporcionadas aos estudantes, estas demonstram uma preocupação acrescida com a sua integração e adaptação a uma escola e a uma cidade que, não sendo as suas, o serão durante o semestre que se lhes avizinha.

Existe uma constante procura em inovar e melhorar o programa, de acordo com feedback recebido e a nossa própria experiência, daí que em todas as edições seja feito um levantamento exaustivo de todas as possibilidades, no que diz respeito às atividades, percursos, refeições e experiências que podem ser oferecidas aos estudantes incoming.

Esta prática é uma mais-valia para todos os intervenientes, sendo uma oportunidade de realizar um trabalho de colaboração entre serviços do Técnico, permitindo aos estudantes regulares o envolvimento neste processo e o contacto com novas realidades, o desenvolvimento de soft-skills e a melhoria da sua vivência académica, beneficiando de uma experiência sociocultural única. Para além dos benefícios inerentes ao programa, os estudantes incoming levam consigo o know-how do mesmo, podendo ser replicado nas suas instituições de ensino superior. O facto de recebermos estes estudantes das mais diversas origens, permite-nos também aprender com outros contextos e iniciativas das outras instituições.

Assim, e no que concerne à transferibilidade da prática, o sucesso não poderia ser maior ou melhor atestado pela continuidade da mesma e envolvimento dos diversos atores da comunidade académica: NMCI, NAPE e CM.

Categorias

Integração, Internacionalização, Técnico-Pedagógico

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