Formação Interna na Direção de Recursos Humanos
29 de novembro, 2023
Boa Prática Reconhecida | Impacto Societal | 2023
Ana Lucas, Dina Davide, Rui Silva e Nuno Riscado
Implementação da Prática
A formação interna da DRH (FIDRH) foi implementada em 2021 e decorre bianualmente, tipicamente nos períodos de maio a junho e de outubro a novembro.
Tem como destinatários, todos os trabalhadores da Direção de Recursos Humanos:
- Assessoria Técnica
- Núcleo de Atendimento e Documentação
- Núcleo de Docentes e Investigadores
- Núcleo de Prestação do Trabalho
- Núcleo de Remunerações, Proteção Social
- Núcleo de Técnicos, Administrativos e Bolseiros
- Núcleo de Formação e Desenvolvimento
Os programas da formação da FIDRH, são definidos de acordo com necessidades identificadas conjuntamente pelos Coordenadores dos Núcleos e pelos colaboradores da DRH e integra do plano de atividades da DRH e o Plano de Formação do Núcleo de Formação e Desenvolvimento.
A FIDRH tem como principais intuitos proporcionar a partilha de informação entre os Núcleos da DRH, de forma a potenciar a comunicação e clarificar as atividades e procedimentos que são partilhados entre alguns Núcleos da DRH; capacitar os trabalhadores com novas competências; sedimentar e/ou aumentar conhecimentos, em temas específicos, devidamente identificados.
A equipa técnico pedagógica, designadamente, os formadores são elementos dos Núcleos da DRH ou elementos externos à DRH, mas responsáveis por Núcleos ou procedimentos partilhados com a DRH.
As ações de formação decorrem em dias e horários alternados, de forma a proporcionar a oportunidade de participação a todos os colegas, sem comprometer o normal funcionamento do serviço, sendo o período de realização da formação previamente acordado entre todos os Coordenadores da DRH, havendo assim um compromisso quando ao envolvimento e participação das equipas na formação.
Em cada edição da FIDRH, um dos Núcleos da DRH é eleito e tem a oportunidade de apresentar, evidenciando, as suas competências, objetivos e atividades, beneficiando os colegas, com a partilha de informação sobre atividades profissionais afetas ao Núcleo.
Desenvolveram-se até ao momento 3 edições da FIDRH, cada uma com um programa de formação distinto, mostrando-se a título exemplificativo o Programa da 2.ª Edição:
- Módulo 1 – Férias: Núcleo de Prestação do Trabalho, 1h30;
- Módulo 2 – O Papel da Assessoria Técnica na DRH: Assessoria Técnica, 2 horas;
- Módulo 3 – Workshop Comunicação na DRH: Assessoria Técnica, 2 horas;
- Módulo 4 e 5 – Inglês Técnico em Recursos Humanos: Núcleo de Docentes e Investigadores, 3 horas.
Resultados Alcançados
Ao longo das 3 edições da FIDRH (2 concluídas e uma a decorrer), realizaram-se 12 ações de formação, com um total de 169 participantes, representando um valor médio de 14 formandos por ação de formação.
Em todas as edições é aplicado um Questionário de Satisfação a todos os participantes.
Considerando os resultados obtidos, é possível concluir que a formação interna é altamente valorizada e apreciada pelos trabalhadores da DRH, sobretudo considerando os indicadores globais avaliados:
- Satisfação Global com a Formação, medida numa escala de 1 a 7 em que 1 é Totalmente Insatisfeito e 7 é Totalmente Satisfeito, 5,9 valores (1ª edição), 6,3 (2ª edição) e 6,0 (3ª edição).
- Correspondência das Expetativas, medida numa escala de 1 a 7 em que 1 é Totalmente não correspondidas e 7 é Totalmente correspondidas, 5,7 valores (1ª edição), 6,2 (2ª edição) e 6,0 (3ª edição).
Estes indicadores permitem-nos concluir que a formação desenvolvida cumpriu os objetivos primordiais, que eram favorecer a interação dos trabalhadores através da partilha de conhecimentos e informação pertinente, bem como a aquisição de novas competências, nomeadamente sobre o Inglês Técnico.
Do ponto de vista qualitativo, considera-se igualmente positivo o elevado envolvimento dos diversos Núcleos e Assessoria Técnica, quer ao nível dos Coordenadores e respetivas equipas.
Avaliação e Monitorização
O questionário on-line, e anónimo, enviado por e-mail no final de cada módulo a todos os participantes, tendo sido registada uma taxa de resposta média de 90%, distribuída da seguinte forma, 88% na 1ª edição (108 respostas), 82% na 2ª edição (46 respostas) e 100% na 3ª edição 100% de (5 respostas).
- existiu um impacto positivo em todos os indicadores avaliados, em particular na satisfação global e expetativas cumpridas.
- os colaboradores dos 6 Núcleos e Assessoria Técnica da DRH mencionaram que consideraram a formação dinâmica e a partilha de informação sobre as atividades e procedimentos, inerentes aos Núcleos, deveras importante para uma melhor interação entre serviços.
- os formadores, também colegas da DRH, foram elogiados, na perspetiva em que apresentaram um discurso claro, esclarecedor e uma boa interação com os formandos.
Como aspetos a melhorar, ou a considerar, em futuras edições destaca-se a necessidade de:
- formação no âmbito da comunicação e assertividade, entre colegas da DRH e no atendimento ao público e não só focada na comunicação da DRH nas Redes sociais;
- formação em Inglês Técnico, mas mais abrangente, não só focada em RH.
Carácter Inovador e Transferibilidade
A atividade é considerada inovadora pois foi a primeira atividade, formal, de formação interna a ser desenvolvida para os trabalhadores da DRH do IST, surgindo na sequência da identificação de necessidades formativas efetivas, e de uma crescente consciencialização face à importância da partilha de informação, comunicação e alinhamento entre os Núcleos e Assessoria Técnica da DRH.
Do ponto de vista da transferibilidade, a atividade poderá ser totalmente replicada por qualquer serviço e área do IST ou de outra Instituição de Ensino Superior que pretenda realizar uma formação direcionada e específica, no âmbito de procedimentos e atividades inerentes a um serviço e área específicos. A formação poderá ser aplicada e ajustada, dependendo do público-alvo, do tempo que à mesma se pretenda alocar, e dos recursos humanos, consoante os objetivos que se pretendam alcançar e adaptados aos recursos que nela se queiram investir.
A formação interna poderá ser gratuita, priorizando que o formador poderá ser um trabalhador do serviço, como realizado na Formação Interna da DRH, pois estará mais apto para partilhar e esclarecer a informação necessária e particular.
Do ponto de vista da transferibilidade interna, esta atividade pode beneficiar e ser beneficiada, podendo ser melhorada, adequando-se sempre às necessidades identificadas pelos trabalhadores. Desta forma, trata-se de um processo de melhoria contínua, traduzindo-se numa aquisição e atualização de conhecimentos e competências que reflitam um melhor desempenho profissional e de modo a potenciar o trabalho em equipa.