Instituto Superior Técnico

Observatório de Boas Práticas do IST

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Observatório de Rankings do IST

sábado, julho 27th, 2019

Processos e Qualidade 2019

Carlos Carvalho (AEPQ)

Implementação da Boa Prática

O Observatório de Rankings do IST (ORank), no âmbito do Núcleo de Estudos e Projetos (E&P) do IST, monitoriza regularmente o posicionamento da Universidade. de Lisboa (ULisboa) nos principais rankings universitários internacionais, nomeadamente nas áreas de intervenção do IST, rankings sectoriais em Engenharia ou Tecnologia.

Os rankings universitários têm no atual contexto do ensino superior uma crescente importância sendo uma ferramenta relevante na escolha das Instituições pelos seus candidatos/estudantes, corpos docente, de investigação e técnicos e administrativos e outros stakeholders sendo, também, o posicionamento das Instituições de Ensino Superior (IES) nos rankings percecionado como indicador da sua qualidade.

O ORank monitoriza o posicionamento da ULisboa aquando da publicação dos resultados dos rankings THE, ARWU, QS, US News, NTU, entre outros, e publica uma análise detalhada do desempenho da ULisboa nas áreas do IST.

Neste contexto, tendo em conta a metodologia adotada por cada ranking, o seu sistema de indicadores e coeficiente de ponderação específicos, o ORank tem como missão disponibilizar informação de forma clara e objetiva das suas principais características, assim como os resultados e indicadores de performance.

Por conseguinte, são elaborados relatórios por ranking onde consta uma análise detalhada das metodologias utilizadas, dos pesos atribuídos aos respetivos indicadores sendo identificados pontos de melhoria e consequentes recomendações com o objetivo de melhorar os processos internos do IST.

Desta forma, cremos que o IST estará melhor preparado para atrair melhores

alunos, docentes, investigadores e técnicos e administrativos, construindo uma melhor reputação e imagem internacionais, por um lado, e será capaz de ganhar mais visibilidade atraindo financiamento, por outro.

Resultados Alcançados

Criado e a funcionar desde 2015, o ORank alicerça-se em trabalho desenvolvido no E&P antes da criação desta estrutura, contando com a experiencia e know-how pré existentes. Os resultados das monitorizações elaboradas são disponibilizados no seu website bem como análises às suas metodologias, ligações web e artigos diversos.

Os estudos elaborados por Ranking são enviados para o Conselho Científico do IST e são também elaboradas outras análises quando solicitadas pelos órgãos de gestão e/ou por diferentes unidades académicas do IST. O ORank compila, organiza e fornece a informação institucional para dar resposta a pedidos das agências de rankings, nomeadamente, U-Multirank, WUR THE e QS.

No âmbito das suas atividades o ORank tem marcado presença em várias iniciativas nacionais e internacionais, destacando-se a participação na 9ª Conferencia do Observatory on Academic Ranking and Excellence (IREG Observatory) que se realizou entre 23 e 25 de maio em Hasselt, Bélgica, através da apresentação da comunicação intitulada: “Accreditations & Rankings: the experience of Técnico Lisboa”. Nesta Conferencia sob o tema “Accreditation and Rankings – Two roads to the same goal?”  o ORank apresentou o trabalho que tem vindo a realizar utilizando os resultados dos rankings num processo de “reverse engineering” em busca da melhoria.

Esta participação do ORank no IREG promoveu o estabelecimento de contactos com outras universidades europeias. Destes contactos e com base no trabalho desenvolvido pelo ORank e na experiencia acumulada, formou-se um consórcio e submeteu-se uma proposta ao programa ERASMUS+ em fevereiro de 2019 (Project: Learning and Exchanging Good Practices and Approaches in University Rankings – LEAGUE) para a criação de estruturas de monitorização e análise de rankings em países emergentes, nomeadamente Arménia e Geórgia, países com que o Técnico tem desenvolvido parcerias em diversas áreas.

Avaliação e Monitorização

O ORank respondeu com sucesso às motivações que levaram à sua criação e reformulação ao longo dos anos. Atualmente, é considerado essencial para a monitorização do posicionamento do IST e da ULisboa nos rankings internacionais e para a promoção da melhoria contínua dos processos que influenciam o posicionamento do IST nos Rankings.  A metodologia e os procedimentos adotados e revistos durante a sua atividade têm permitido definir e melhorar procedimentos e qualidade das atividades de ensino ID&I no IST. Atualmente, os órgãos de Gestão reconhecem a eficácia dos mecanismos de “reverse engineering” para a promoção da melhoria e valorizam o impacto deste processo na avaliação do IST nos rankings internacionais. Também agências de rankings como o IREG reconheceram publicamente os resultados deste modelo na promoção interna da melhoria contínua.

O processo de avaliação e monitorização é feito com base em contributos recolhidos no sentido de a informação ser dada de forma mais clara, objetiva e útil para os utilizadores do site do ORank.

De facto, é solicitado ao observatório pelo Conselho Científico, órgãos de gestão e pelas diversas unidades académicas do IST informação aquando da publicação de novos resultados dos rankings e ao longo do tempo e o ORank tem conseguido prestar informação de forma sistematizada e mais célere, fruto das propostas de melhoria acima referidas.

 Carácter Inovador e Transferibilidade

O caráter inovador reside no facto de, através da análise dos diversos rankings universitários, nomeadamente dos resultados em diversos indicadores, as recomendações emanadas pelo ORank contribuírem para a melhoria de processos internos da instituição e, dessa forma, ser um instrumento de qualidade ao informar os órgãos decisores dos aspetos mais e menos positivos, potenciar os aspetos positivos e influenciar as suas políticas.

A nível da transferibilidade, caso a proposta do Projeto: Learning and Exchanging Good Practices and Approaches in University Rankings – LEAGUE referida supra seja aceite pela Comissão Europeia, podemos considerá-la um exemplo de uma boa prática que será replicada em países cujos sistemas de ensino superior anseiam em estar representados nos rankings internacionais pelo prestígio, reputação e visibilidade que daí advém.

Esta iniciativa, no formato de “reverse engineering” é inovadora no Instituto Superior Técnico e na Universidade de Lisboa.  O feedback recebido pelo Conselho Científico e pelos órgãos de gestão do IST tem sido extremamente positivo e a metodologia mereceu o convite do Observatory on Academic Ranking and Excellence (IREG Observatory) para a comunicação do IST acima referida na sua na 9ª Conferência.

 

Práticas de Gestão na AEP

terça, julho 26th, 2016

Processos e Qualidade ● 2016

Marta Pile (AEP)

Implementação da Boa Prática

As práticas de gestão implementadas na AEP visam em primeiro lugar o cumprimento das funções estabelecidas para o serviço, através de uma utilização eficiente dos recursos disponíveis. Sustentam-se num conjunto de diretrizes devidamente documentadas, com vista ao desenvolvimento do próprio Serviço, da sua Equipa, e dos Processos de Trabalho.

  • Serviço: Missão e Visão, para que não haja dúvidas sobre o propósito do serviço, horizonte de atuação, e direção a seguir no médio/longo prazo; Objetivos Estratégicos e Operacionais, definidos em resposta às orientações e desafios estabelecidos no Plano Estratégico do IST, dentro da área de atuação da AEP.
  • Equipa: Competências Técnicas necessárias ao desenvolvimento dos trabalhos, num esforço permanente de manter e valorizar uma equipa que integre valências variadas e complementares; Valores e Atitudes a salvaguardar e promover no serviço, que sustentam os comportamentos dos seus colaboradores; Divisão dos colaboradores em Grupos de Trabalho, com o objetivo de potenciar competências em cada área de atuação, reforçando a entreajuda e o espírito de equipa; Manual de Acolhimento como instrumento facilitador do processo de integração de novos colaboradores; Normas Internas de conduta que incluem aspetos relacionados com a assiduidade, valorização pessoal, monitorização/avaliação do desempenho, organização do trabalho, e responsabilidade social.
  • Processos de Trabalho: Manual de Procedimentos com o objetivo de racionalizar e padronizar procedimentos lógicos e necessários ao melhor desempenho das tarefas; Plano de trabalhos suportado por software específico para o planeamento, monitorização e avaliação dos trabalhos, e que inclui não apenas as tarefas a desenvolver e responsáveis pela sua execução, mas também a sua calendarização, prioridade e supervisão ao nível dos órgãos de gestão; Tableau de Bord, ferramenta fundamental para a visibilidade e transparência dos processos de planeamento e avaliação, complementa o Plano de Trabalhos através da definição de indicadores e metas para o serviço e seus colaboradores.

Resultados Alcançados

As diretrizes ao nível do desenvolvimento do Serviço são utilizadas em vários instrumentos de gestão, contribuindo para o cumprimento das funções da AEP com uma clara definição das atividades a desenvolver.

  • Missão e Visão: na apresentação da AEP à comunidade interna/externa através da sua página web; na apresentação da sua estrutura funcional explicitada no Manual de Procedimentos; na apresentação da AEP aos novos colaboradores no Manual de Acolhimento.
  • Objetivos Estratégicos e Operacionais: no Plano de Trabalhos como referenciais das atividades a desenvolver; no Tableau de Bord, explicitando a articulação entre as orientações estratégicas e operacionais do IST e da AEP.

Ao nível do desenvolvimento da Equipa, as diretrizes são utilizadas na gestão das pessoas, para uma equipa capaz de responder às exigências e desafios do Serviço.

  • Competências Técnicas: nos processos de recrutamento interno/externo com vista à construção de uma Equipa qualificada e multidisciplinar, em que cada novo membro é uma mais valia para o grupo.
  • Valores e Atitudes: relembrados anualmente nas apresentações dos Planos de Trabalho, são reforçados regularmente nas reuniões formais de monitorização dos trabalhos e nos encontros informais da Equipa, referidos nas Normas Internas.
  • Grupos de Trabalho: em 2007 e 2013 foi reconhecido o potencial dos Grupos de Trabalho de Estatística e Prospetiva e Estudos e Projetos, respetivamente, com a criação de dois Núcleos. Fomenta-se, contudo, a flexibilidade de funções e o desenvolvimento de tarefas nas várias áreas de atuação da AEP contribuindo para a motivação e desenvolvimento pessoal/profissional dos seus colaboradores.
  • Manual de Acolhimento: atualizado regularmente pelos novos membros que integram a Equipa da AEP, contribui não só para uma mais rápida integração no serviço, mas também para um melhor entendimento dos seus objetivos, cultura e funcionamento.
  • Normas Internas: as normas são cumpridas, em geral, por todos os colaboradores e em caso de incumprimento são relembradas pela coordenação;

são exemplo do esforço de valorização pessoal/profissional referidas nas normas, as inúmeras participações dos colaboradores da AEP em eventos de interesse; exemplo também da partilha de informação, todas as comunicações e publicações dos colaboradores da AEP, disponíveis na página web e no servidor.

Ao nível dos Processos de Trabalho, as diretrizes constituem a base que permite a distribuição de tarefas de acordo com os objetivos a atingir e a medição clara dos resultados.

  • Manual de Procedimentos: garante a boa execução dos principais processos de trabalho, para que ninguém seja insubstituível.
  • Plano de Trabalhos: conforme descrito nas normas, é utilizado semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente (conforme os interlocutores) na monitorização dos trabalhos, com registos regulares do andamento dos mesmos.
  • Tableau de Bord: elaborado a cada 2 anos, suporta o processo de definição dos objetivos de avaliação dos dirigentes e respetivos colaboradores, sendo os resultados incluídos no Relatório de Autoavaliação do serviço.

Avaliação e Monitorização

Os resultados atingidos pela AEP e seus colaboradores são analisados e disponibilizados publicamente há mais de 10 anos através de Planos e Relatórios de Atividades.

Para isso contribuem vários instrumentos, numa avaliação que se poderá considerar de 360 graus, com múltiplas fontes e perspetivas sobre o serviço:

  • dos superiores hierárquicos, com a avaliação do Dirigente que, não sendo uma avaliação do Serviço, acaba por indiretamente dar o seu contributo ao analisar as atividades da sua coordenação;
  • dos pares, através de Inquérito das Relações Interserviços, respondido pelos Dirigentes de outros Serviços, com a identificação de eventuais constrangimentos e sugestões de melhoria;
  • dos utentes internos e externos, através de Inquéritos de avaliação da satisfação dos serviços prestados;
  • dos subordinados através de Inquéritos de avaliação da chefia direta da AEP (confidenciais);
  • e ainda, de uma autoavaliação através de Relatório inserido no projeto AssIST, e que contribui para: evidenciar os resultados alcançados pela AEP no final do período de avaliação (2 anos, em sintonia com o SIADAP 3); justificar eventuais desvios (positivos e/ou negativos); servir de suporte à coordenação da AEP, e dos respetivos Núcleos, na elaboração de propostas de melhoria contínua dos serviços prestados; conferir maior transparência nos processos de avaliação do IST, a par de uma maior responsabilização dos dirigentes dos serviços.

Este último relatório é disponibilizado ao superior hierárquico (máximo) do serviço, e tem como estrutura:

  • Análise dos resultados alcançados: taxa de cumprimento dos objetivos previstos com comentários sobre eventual incumprimento e/ou superação dos mesmos; análise da evolução dos indicadores das atividades; resultados de processos de auscultação externa (inquéritos, sugestões/reclamações recebidas, etc)
  • Análise SWOT: Pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades; Plano de melhoria cujas ações devem constar do Tableau de Bord do ano seguinte
  • Proposta de menção de desempenho do serviço com a respetiva justificação
  • Anexos: Tableau de Bord com taxas de concretização; Evolução dos indicadores de resultados das principais atividades do serviço; Fichas de resultados de processos de auscultação externa (inquéritos, …); Dados sobre recursos humanos e orçamento

Exemplo da evolução dos indicadores de resultados da AEP (2012-2015)

Carácter Inovador e Transferibilidade

Com base na formação e desenvolvimento de uma equipa multidisciplinar qualificada, estável e coesa, foi possível à AEP apresentar resultados de excelência, reconhecidos ao longo dos anos pelos órgãos de gestão do IST.

Esse reconhecimento fica também patente nos inúmeros convites externos aos seus colaboradores, que vão desde a apresentação de comunicações, até à realização de parcerias em projetos e publicações (nacionais e internacionais), e participações em grupos de trabalho/comissões.

Das oportunidades que a equipa tem tido, de trocar impressões com outros colegas de serviços congéneres, foi possível aferir que as práticas de gestão da AEP são em muitos casos inovadoras, nomeadamente as que dizem respeito ao projeto AssIST, que incluem procedimentos concretos de planeamento e avaliação dos serviços prestados e pressupõem:

  • a existência de uma missão/visão que indique o caminho a seguir;
  • um planeamento do trabalho a desenvolver, concretizado em atividades e metas a atingir;
  • uma avaliação dos resultados com base em indicadores de medida das atividades desenvolvidas;
  • e uma análise SWOT que deverá incluir um plano de melhorias para o serviço.

Refere-se ainda que, no âmbito do processo de certificação do SIQuIST (Sistema Integrado de Gestão da Qualidade do IST) pela A3ES, foram feitas 3 recomendações de melhoria, entre as quais a implementação de um mecanismo que garantisse o alinhamento dos objetivos dos serviços com a estratégia da Escola e a diferenciação do seu desempenho, permitindo premiar a excelência de uma forma sistemática. Não referindo o projeto AssIST, mas tendo tido oportunidade de o conhecer, a A3ES acabou por realçar os seus objetivos, destacando o seu contributo para o reforço da cultura de avaliação e responsabilização na Escola, bem como a importância do alinhamento das atividades dos serviços com a estratégia do IST.

Refere-se ainda o resultado de uma breve pesquisa interna e externa via internet:

  • Serviços do IST: 20% não têm website; todos apresentam missão, e apenas 5 a visão, 4 os valores e 17 os objetivos; 3 disponibilizam normas internas e/ou manuais de procedimentos e 4 apresentam relatórios de atividades, de inquéritos ou outra forma de avaliação de resultados.
  • Serviços (nacionais e internacionais) congéneres à AEP: dos 18 websites consultados, 16 serviços têm referência à missão, mas apenas 1 refere visão, valores e competências; nenhum apresentou manuais, planos ou resultados da avaliação das suas atividades, cujo acesso poderá estar vedado ao exterior por serem documentos internos.
  • Práticas de Gestão na AEP (PDF, 280KB)
  • Apresentação (PDF, 759 KB)
  • http://aep.tecnico.ulisboa.pt/sobre-a-aep/