Processos e Qualidade● 2022
Biblioteca@Técnico: estratégias de mudança e melhoria contínua
ND
Implementação da Prática
A Biblioteca do IST desenvolveu-se a partir de um modelo descentralizado, com várias bibliotecas ligadas aos departamentos e centros de investigação que funcionaram de forma autónoma ao longo dos anos.
Esta autonomia verificou-se a vários níveis: diversos procedimentos técnicos que originaram formas distintas de organizar as coleções; muitos livros repetidos; perda do controle e difícil acesso a algumas coleções. Em 2012, iniciou-se o processo de fusão das Bibliotecas dos Departamentos de Física, Química, Eletrotécnica, Informática, do Complexo Interdisciplinar (CI) e da Secção de Materiais, que ficaram sob a dependência da Biblioteca Central. Em 2014, a Biblioteca Central encerrou para obras e todo o espólio foi retirado e transferido para a Biblioteca do CI, entretanto esvaziada de revistas. Cerca de 2500 títulos de revistas foram reorganizados e acondicionados num depósito. Em 2017, foi tomada a decisão de requalificar a infraestrutura da Biblioteca do Pavilhão Central a fim de concentrar num único espaço todo o espólio, serviços e equipa com uma nova dinâmica funcional, o que tem implicado a reorganização interna de todos os processos. A primeira ação de intervenção foi a elaboração do diagnóstico organizacional, que foi acompanhado do Plano Estratégico de Desenvolvimento com nove áreas de atuação:
- Requalificação da Biblioteca do Pavilhão Central (PC); 2. Política de desenvolvimento de coleções: Política de desbaste; Política de doações; Plano coerente de aquisições; 3. Criação de conteúdos digitais e promoção da sua acessibilidade; 4. Novo dinamismo com os utilizadores; 5.Conceber Programas de Formação de Utilizadores; 6. Fomentar a Política de Acesso Aberto; 7. Incrementar internamente o reconhecimento social e institucional da Biblioteca; 8. Desenvolver ações de marketing para a promoção de recursos, serviços e atividades; 9. Reforçar a motivação, a criatividade e iniciativa dos colaboradores A avaliação desta boa prática, centra-se nas duas primeiras área.
Resultados Alcançados
Para dar cumprimento à política de fusão das bibliotecas departamentais definiu-se um plano de requalificação das infraestruturas e processos de forma a criar um conceito novo para a Biblioteca. A requalificação do espaço do Pavilhão Central está em andamento, sendo a avaliação da coleção impressa um processo fundamental em vista à reorganização do espaço. Enquadrado na Política de Desenvolvimento de Coleções definiram-se como objetivos:
Tornar a biblioteca mais atrativa e funcional, substituindo os livros obsoletos por uma coleção apelativa, com elevada taxa de circulação e digital; Libertar espaço e permitir um desenvolvimento sustentável da coleção; Reduzir custos económicos; Elaborar um plano de desbaste e uma política de ofertas e doações que regulamentem a constituição do acervo; Reunir e organizar a coleção por áreas de conhecimento.
Em 2017, foi elaborado um plano de desbaste da coleção impressa e uma estratégia de implementação com 5 áreas de intervenção:
- Intervenção no depósito do Pavilhão Central que alojava material não bibliográfico e milhares de documentos impressos, muitos deles deteriorados, com fungos e bactérias e com elevado teor de contaminação.
A primeira etapa desta intervenção foi a retirada de todo o equipamento e material contaminado dos armários e estantes.
- Intervenção no restante acervo do depósito do PC.
Acervo com 30000 volumes, com várias coleções particulares, que desde sempre foram consideradas pouco relevantes, mas que devido à política existente, que conservava e aceitava todas as doações sem qualquer espécie de critério, foram ficando acumuladas. A análise destas coleções tem sido feita de forma isolada e progressiva. Na seleção têm-se tido em conta indicadores como a pertinência, adequação, estado de conservação e valor económico do livro no mercado.
- Intervenção geral de desbaste de títulos repetidos.
Numa primeira fase, de 156000 livros, identificaram-se 21336 repetidos e, em 2019, com a integração da Biblioteca de Civil foram avaliados mais 24000 livros. Esta tarefa foi complexa porque obrigou a uma grande movimentação de livros e a uma reorganização do acervo por áreas de conhecimento. Foram também expurgados exemplares repetidos de teses e dissertações.
- Intervenção de avaliação e seleção de revistas.
Os diversos espaços do Campus alojavam mais de 5700 títulos de revistas, com muitos duplicados. A primeira avaliação foi feita em 2014 com o expurgo de títulos repetidos. Em 2018, houve uma nova avaliação nas revistas do depósito do PC e em 2019, foram selecionados e avaliados os títulos da biblioteca do Pavilhão de Civil. Processo a terminar em 2022.
- Intervenção de preservação da biblioteca patrimonial.
Existem cerca de 20000 livros antigos que necessitam de intervenção técnica ao nível da conservação e da localização (nova cota), e, deste total, mais de 5000 terão também de ser catalogados. O objetivo é constituir uma biblioteca patrimonial representativa da história e do capital intelectual.
Avaliação e Monitorização
A execução do processo de restruturação da coleção da Biblioteca tem exigido um esforço enorme a toda a equipa, que a par das tarefas diárias que cada um desempenha, nomeadamente em assegurar o Serviço de Referência em 4 locais, tem abraçado este projeto de mudança com enorme dedicação. A delineação clara das 5 etapas de intervenção sobre a coleção bibliográfica acumulada e o cronograma estabelecido para cada um dos subprocessos e o seu cumprimento, permitiram-nos chegar a uma fase em que à exceção da biblioteca patrimonial, toda a restante coleção está identificada, contabilizada, organizada por áreas de conhecimento e estruturada para ser alocada a um novo espaço.
Atualmente, a coleção bibliográfica tem perto de 5000 metros lineares de extensão: 1237 metros com os livros mais atuais das áreas científicas do IST; 2760 metros de revistas, maioritariamente alojadas em depósitos, 390 metros de livro antigo e 300 metros de teses, dissertações, normas, trabalhos finais de curso e outras tipologias documentais. Esta realidade impressa coabita cada vez mais com uma realidade digital em constante expansão. Por outro lado, a consciência de que a política de oferta e doações existente foi em parte responsável pelo crescimento desordenado que deu origem a um acervo volumoso, parte dele desadequado e acumulado de forma não cuidada, levou à definição de uma política normativa que regulasse os procedimentos das ofertas e doações recebidas no IST. A sua aprovação pelo Conselho de Gestão tem permitido à Biblioteca assegurar a sua aplicabilidade. São recebidos com frequência pedidos de doações aos quais damos sempre resposta, mas a coleção cresce apenas em função da estratégia da Escola e num processo de melhoria contínua. Quanto à coleção mais antiga, esta deverá ser preservada em lugar próprio e tratada de acordo com as normas técnicas, de forma a estar localizada e acessível. O futuro passará por processos de digitalização de parte do acervo, nomeadamente o que foi produzido pelo IST ao longo dos anos e posterior integração no Repositório Institucional Scholar.
Prevê-se também uma melhor articulação com a documentação que constitui património arquivístico da Escola.
Paralelamente a este processo de reorganização total da coleção impressa, a requalificação do espaço da biblioteca do Pavilhão Central entrou em 2022 numa nova fase de desenvolvimento, o que permitirá a Biblioteca concretizar o seu projeto de tornar-se uma estrutura de referência de apoio à comunidade IST.
Carácter Inovador e Transferibilidade
. A missão de uma biblioteca universitária é servir a sua comunidade académica, procurando responder e antecipar-se às suas necessidades. Estas necessidades, que têm evoluído ao longo dos últimos anos, colocaram às bibliotecas uma questão fundamental que é saber se a sua existência no seio das organizações continua a fazer sentido. Atualmente, o grande desafio das bibliotecas é adaptar-se e reinventar-se, de forma a transformarem-se em parceiros que colaboram nas principais áreas de atuação estratégica das instituições onde estão inseridas. É fundamental que as bibliotecas desenvolvam estratégias, serviços e recursos que sejam válidos e pertinentes. É imperioso que fomentem uma política de acesso e não de posse, que transforme o paradigma de uma biblioteca como um lugar meramente de estudo, onde a única função é emprestar recursos, para uma nova realidade mais dinâmica, flexível e inovadora.
Os fundos documentais das bibliotecas universitárias continuam a ser importantes, mas agora numa perspetiva de adequação às necessidades e interesses da comunidade académica, capazes de estimular a aprendizagem e a investigação. Por estas razões, é primordial que os serviços definam uma Política de Desenvolvimento de Coleções capaz de garantir um crescimento saudável e sustentável do acervo impresso e digital.
Este processo de avaliação da coleção executado nos últimos anos poderá ser replicado em qualquer outra biblioteca que se depare com uma realidade semelhante. Os fatores-chave do sucesso da implementação deste processo foram:
- Elaboração do diagnóstico
- Definição de um plano estratégico para o desenvolvimento da biblioteca
- Identificação clara dos subprocessos e das etapas, com cronogramas de execução e com um plano de desbaste
- Documentação legal de suporte ao plano e às atividades: Política de desbaste e Política de doações
- Apoio do Conselho de Gestão
Toda esta documentação de suporte já foi partilhada, nomeadamente com a Biblioteca da Universidade Católica e com a Faculdade de Ciências da ULisboa que, ainda, tem várias bibliotecas departamentais, satélites da biblioteca central.
Com a requalificação do espaço do Pavilhão Central nasce uma nova estrutura funcional e centralidade espacial, e com o dinamismo já implementado nas funções e serviços que oferecemos, a Biblioteca poderá consolidar a sua missão no apoio à aprendizagem, ensino e investigação, alicerçar-se como um repositório de conhecimento útil e acessível e tornar-se um importante polo cultural.