Boa Prática Reconhecida | Impacto Societal | 2025
Equipa Técnico Alumni/Área de Transferência de Tecnologia
Implementação da Prática
” Técnico Alumni Mentoring é um programa de mentoria, com duração de um ano letivo, em que a cada estudante (mentorado) é atribuído um mentor ex-aluno do Técnico, um alumni. O programa inicia-se em setembro, com a abertura das inscrições para mentores e mentorados. À medida que as inscrições avançam, e em função das necessidades de mentores em determinados cursos, são contactados novos alumni, maioritariamente através do Likedin. Nos formulários de inscrição dos mentores e mentorados existem perguntas complementares com opções de resposta iguais para posterior uso no processo de emparelhamento (“match”), nomeadamente:
-Curso,
– Áreas de Interesse / Mentor – Área de Trabalho,
– Tópicos que gostaria de discutir/ver discutido ou ajudar/obter ajuda, e
– Frequência de contacto pretendida.
O formulário do mentorado tem também uma pergunta de resposta aberta dedicada a pedidos especificos.
Após a inscrição é iniciado o processo de match, que pode durar até 2 semanas, em que a cada mentorado é atribuído um mentor. O número de mentorados por mentor pode ir até 3, dependendo da disponibilidade dada pelo mesmo no formulário.
O match é feito através de um algoritmo desenvolvido pela própria Área de Transferência de Tecnologia. Este funciona por várias rondas e utiliza os campos comuns dos dois formulários mencionados anteriormente. Na primeira ronda são feitos apenas os matches perfeitos, em que todos os campos são iguais. O alinhamento entre mentor e mentorado vai diminuindo de ronda para ronda até chegar à ronda 6 em que o par já pode ter muito pouco em comum, o que pode acontecer por se tratarem de perfis muito específicos ou pela inexistência de mentores com determinado perfil.
O match é anunciado via email e após este anúncio segue-se o evento de lançamento, normalmente no final de outubro. Neste evento, com um foco sobretudo em apresentação dos pares e networking, são dados alguns detalhes do funcionamento do programa e é entregue em formato de papel o Mentee’s Guide, o diário de bordo do mentorado que o deve acompanhar ao longo das sessões de mentoria.
Após o processo de match, o programa corre de forma independente, sendo da total responsabilidade do par o agendamento de reuniões ao longo do ano lectivo.
No final do ano lectivo existe um evento em formato presencial, de maneira a marcar o fim do programa e dar oportunidade aos mentores e mentorados de se despedirem. Em 2024 este encerramento englobou um evento desportivo (um convívio de padel).”
Resultados alcançados
“O programa já conta com 5 edições, e os principais indicadores (KPI’s) que têm vindo a ser utilizados para medir o seu impacto são: número de sessões de mentoria feitas, número de estudantes, número de mentores. Desta maneira, o programa conta já com a participação de mais de 1400 estudantes e mentores ao longo dos 5 anos de funcionamento. O número de estudantes a participar tem tido tendência a aumentar de ano para ano, com excepção do ano lectivo de 2022/2023 em que baixou. Destaca-se que no presente ano lectivo foi atingido o número de alunos mais elevado até agora, 232.
Nas edições passadas, no final do programa mais de 50% dos alunos tinham reunido 2 ou mais vezes com o mentor. Na edição corrente, em janeiro, esta percentagem já tinha sido atingida, pelo que se espera que neste ano letivo tenhamos um aumento no número de sessões de mentoria realizadas no final do programa.
A média de mentores é de 170 por ano, e a avaliação do programa por parte dos mesmos tem sido bastante positiva, com apenas 3% a não ter interesse em continuar como mentores no ano seguinte (feedback do ano 2021/2022). Este desejo de permanecer no programa tem-se vindo a refletir nas inscrições consecutivas de um conjunto de mentores que se têm mantido ao longo dos anos.
Já da parte dos mentorados, no formulário de ponto de situação de janeiro de 2024, quando questionados acerca de recomendar o programa a um amigo, 88% responderam 7 ou mais numa escala de 0 a 10.
Em termos de avaliação qualitativa, temos também uma zona de resposta aberta nos formulários de feedback explicados na secção seguinte. Nesta pergunta convidamos os participantes, quer mentores quer mentorados, a partilhar como foi a sua experiência até ao momento.
Testemunhos de Mentorados:
“A experiência tem sido incrível! Tenho me reunido semanalmente com o meu mentor e tenho aprendido muito com ele.”
“Interessante, tenho seguido as dicas do meu mentor e, aos poucos, estou conseguindo alcançar os objetivos que queria.”
“Incrível. Graças ao networking da minha mentora consegui um estágio na minha área de interesse.”
Testemunhos de Mentores:
“Muito positiva. Alunos com imensas questões e curiosidades sobre career paths.”
“Ótima experiência, onde já foram pedidos diferentes tipos de ajuda em algumas cadeiras num determinado tema, bem como na partilha de experiências ao longo dos anos de faculdade e de trabalho.”
“Gostei muito de conhecer as duas mentoradas e creio que ambas têm um bom excelente percurso pela frente. Parabéns pela iniciativa!””
Avaliação e Monitorização
“A equipa Técnico Alumni encontra-se à disposição dos estudantes e alumni para resolução de problemas como dificuldade em contactar o seu par, match não adequado e desistência do par. Para tornar este processo mais sistemático e para deixar claro que esta ponte de contacto existe sempre que precisarem, este ano letivo (2023/24) foi criado um formulário de “Problem Reporting” que se encontra disponível durante toda a duração do programa. Este formulário tem duas secções, uma para mentores e outra para mentorados, tem uma lista de problemas standard (não conseguir estabelecer contacto, o match não ser adequado, a outra pessoa ter desistido), um espaço para outros problemas que não se encontram na lista, e uma zona para explicar mais detalhadamente o sucedido, se assim pretenderem. Cada vez que existe uma submissão do formulário, a equipa recebe uma notificação no email. Esta funcionalidade é essencial uma vez que as respostas a este formulário vêm gradualmente ao longo do ano.
Para além disso, no final do 1º semestre, é feito um ponto de situação de maneira a entender qual o feedback dos mentores e mentorados relativamente ao programa, quantas sessões de acompanhamento foram feitas e se têm algum problema a reportar (mesmo formato que no formulário de Problem Reporting).
Em ambos os formulários, caso algum tipo de problema seja reportado, a equipa Técnico Alumni entra em contacto com o participante que reportou o problema. Existem dois problemas recorrentes: a dificuldade em estabelecer contacto e o match não ser adequado. No 1º caso, a equipa tenta entrar em contacto com o respetivo par. No 2º caso, a equipa tenta encontrar um mentor que se encaixe melhor com o mentorado em questão e deixa o atual mentor em standby para uma eventual necessidade de mentores no futuro.
No final do ano é feito um formulário de feedback semelhante ao do final do 1º semestre, mas neste caso os problemas reportados são apenas utilizados para fins estatísticos, não sendo abordados pela equipa, uma vez que o programa do ano chegou ao fim.
Para além deste acompanhamento mais próximo do último ano, ao longo do tempo foram-se incorporando melhorias do programa com base na experiência, nomeadamente: da 1ª para a 2ª edição alargaram-se os cursos e grupos de alumni envolvidos, em 2019/20 implementou-se um ice breaker para os pares se encontrarem na sessão de lançamento, em 2022/23 implementou-se o Mentee’s Guide e alargou-se pela primeira vez o programa a estudantes de PhD.”
Caráter Inovador e Transferibilidade
“Este projeto, que se caracteriza por premissas como Empatia e Bom Senso, é, no contexto Técnico, o primeiro programa de mentoria que tem a possibilidade de envolver todos os alunos e a todos os alumni na construção das carreiras das gerações futuras, contrariamente a outros projetos semelhantes com empresas a que os estudantes se podem candidatar ou outros com um espetro de abrangência mais limitado.
Contudo, onde o projeto se mostra completamente diferente de outros programas de mentoria é:
– no elaborado processo de matching entre mentor e mentorado, através de um algoritmo desenvolvido por membros da equipa, que garante que o mentor é, no limite da existência de um conjunto alargado de mentores e perfis, efetivamente a pessoa certa ou com o perfil mais adequado, para esclarecer as questões do mentorado na maioria das situações;
– ser um programa transversal a todas as formações do Técnico, e que permite acima de tudo aumentar significativamente o número de estudantes e alumni envolvidos, que de outra forma seria praticamente impossível de gerir em face do elevado número de possibilidades existentes;
– o processo de acompanhamento feito a alumni e estudantes ao longo do ano, para que ambas as partes sintam o verdadeiro impacto do programa, seja através do giveback no caso dos alumni, seja através da planificação das carreiras no caso dos estudantes.
Sendo o Técnico uma faculdade de Engenharia de uma elevada dimensão, foi natural identificar a necessidade e elaborar um algoritmo para otimizar o processo de match para responder à dimensão da sua comunidade.
A transferibilidade deste programa para outras instituições de ensino superior é plena, e na realidade já existem programas semelhantes em outras instituições (não portuguesas na generealidade), mas em pequena escala, o modelo operacional adaptado do ponto de vista de match e acompanhamento é que é a grande inovação e que pode vir a ser transferível, permitindo a outras escolas impactar mais estudantes com o programa.”