Instituto Superior Técnico

Observatório de Boas Práticas do IST

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Recuperar, organizar e disponibilizar informação digital na Bibliotecado IST: uma realidade em movimento

terça, outubro 12th, 2021

Educação Superior ● 2021

Isabel Vaz Marcos, Helena Laranjeira de Sousa

https://bist.tecnico.ulisboa.pt/

Implementação da Prática

O desenvolvimento das tecnologias e redes de comunicação tem provocado alterações profundas na sociedade, impulsionando o nascimento de novos paradigmas e modelos de comunicação educacionais. Neste contexto, a disponibilização de informação em formato digital ganha um peso exponencial no sucesso da aprendizagem. O processo de evolução das bibliotecas tem acompanhado o desenvolvimento desta tendência. A passagem da cultura impressa para a cultura digital impôs aos serviços a aquisição de novas competências para a conceção e disponibilização de conteúdos digitais, que a par dos recursos impressos ofereçam aos utilizadores um contato rápido e direto com a informação, sem que esta esteja circunscrita no tempo e lugar. A Biblioteca do IST foi pioneira na aquisição de revistas em formato digital. Há registos da existência de mais de 500 títulos antes do início da B-on (2004) e, mesmo depois, subscreveram-se revistas de editores que não integravam o consórcio. No decorrer do tempo, a B-on foi crescendo com a inclusão de mais periódicos e o IST foi cancelando as assinaturas. A necessidade de reunir num único ponto de acesso toda a informação fez com que a Biblioteca implementasse a prática de agregar e referenciar no catálogo os recursos comuns, permitindo que um utilizador ao realizar uma pesquisa, aceda de forma imediata à informação, deixando de ser relevante a base onde está alojada. Ao longo dos anos, foram delineados outros projetos de biblioteca digital que também estão em curso: disponibilizar na página web da Biblioteca outros catálogos e recursos digitais de acesso livre; criação de um ponto de acesso único para as dissertações defendidas no IST; digitalização de teses e dissertações anteriores a 2007, com vista a sua disponibilização em acesso aberto.Recentemente, em 2016, em articulação com os serviços da Reitoria, foi adquirido o Portal EDS, que permite agregar toda a informação disponível na Biblioteca do IST e nas restantes escolas da Universidade de Lisboa.

Resultados Alcançados

Projeto Gestão de Recursos Digitais

Atualmente existem 21776 títulos de periódicos em formato digital e em acesso integral. Deste total, 21712 são disponibilizados pela B-on e 64 são adquiridos pelo IST. É subscrita também uma base de dados na área da matemática. No que respeita a e-books, existem 20798 recursos, maioritariamente da Springer e do IEEE (Conference proceedings), todos em acesso integral.

Nesta primeira fase do projeto a fusão das bases ocorreu somente nas revistas (1340) e livros (1575) adquiridos pela Biblioteca e também existentes na B-on e outras bases, em que toda a informação foi coletada no catálogo bibliográfico (exemplo: Physical review letters). Tendo obtido autorização da Springer para disponibilizar o acesso integral aos restantes e-books, uma vez que são subscrições perpétuas, está prevista na fase seguinte do projeto a sua disponibilização no catálogo.

Projeto: Biblioteca Digital: outros recursos

A constatação da existência de um conjunto significativo de recursos grátis e com conteúdos informacionais fidedignos, levou a criação na página da Biblioteca de um separador organizado por diversas tipologias de fontes de informação, com a finalidade de orientar os utilizadores na busca de recursos. Partindo das necessidades de informação diagnosticadas, destacámos links para: Revistas de acesso livre; Portais de teses; Repositórios; Bibliotecas nacionais; Bibliotecas estrangeiras; Referências online; Recursos diversos. É uma pagina em manutenção, sendo reavaliada periodicamente.

Projeto: Dissertações de mestrado defendidas no IST

Esta coleção de trabalhos académicos é composta atualmente por 16694 títulos em formato impresso e digital. Até 2006, a documentação existe apenas em papel. Com a implementação do Processo de Bolonha (2006-2007) as dissertações passaram também a estar disponíveis em formato digital e, em 2013, deixaram de existir em suporte impresso. Esta mudança de suporte originou alguma dispersão da informação e o principal objetivo deste projeto é reunir e disponibilizar, a partir de um ponto de acesso único, todos estes conteúdos informacionais.

Projeto de Digitalização de teses e dissertações defendidas no IST

A existência de mais do que um exemplar em formato papel de um numero significativo de teses e dissertações e o desejo de poder disponibilizá-las em acesso aberto, levou a que em 2017 tivesse início um projeto de digitalização destes documentos. Foi montado um processo que passou pelo desmembramento dos exemplares duplicados, digitalização e constituição de um documento em PDF com OCR. Até final de 2019, foram digitalizados 4500 trabalhos académicos. A etapa seguinte do projeto passará por solicitar aos autores autorização para disponibilizar no catálogo da Biblioteca o acesso ao texto integral. Uma vez obtida esta autorização, será criado um registo bibliográfico com a hiperligação ao documento, aumentando desta forma a oferta de conteúdos digitais.

Avaliação e Monitorização

A monotorização e avaliação apresentada está baseada em dados estatísticos de visualização e de utilização.

Projeto Gestão de Recursos Digitais

A contratualização da B-on é feita de forma global, no contexto da ULisboa, não tendo acesso a dados estatísticos específicos da comunidade IST. Os números anuais ultrapassam mais de um milhão de pesquisas e downloads e, considerando a dimensão do IST no contexto das 18 escolas, é expectável que uma percentagem significativa dos acessos provenha dos IPs do IST. Quanto às restantes bases de dados e títulos de revistas subscritas (64), somamos, em 2020, mais de 47471 pesquisas e downloads. Estes dados estatísticos foram solicitados diretamente às editoras. Em termos de monitorização, no final de cada ano civil é necessário contactar as editoras, solicitar os orçamentos, contactar os departamentos e iniciar o processo de contratação. Durante o ano é necessário verificar com alguma regularidade os links, as abrangências temporais dos periódicos e responder a pedidos de ajuda.

Projeto: Biblioteca Digital: outros recursos

A partir do Google Analytics é possível obter um resumo da navegação da página web da biblioteca a partir dos seus vários itens. Desta forma, verificámos que, em 2020, ocorreram cerca de 9000 acessos as estas bases. Durante a pandemia foram disponibilizados recursos gratuitos de editoras como a Taylor Francis, Cambridge, Springer, etc. Contabilizámos cerca de 1000 pesquisas efetuadas a partir da Página da Biblioteca, não tendo sido possível acrescentar os acessos diretos feitos através dos links divulgados no Facebook e Instagram.

Projeto: Dissertações de mestrado defendidas no IST

A manutenção da qualidade deste serviço exige monitorização constante a vários níveis:manter a qualidade dos conteúdos informacionais que constam na Página; assegurar a qualidade e uniformização dos dados bibliográficos dos registos, a fim de facilitar a recuperação da informação; verificar anualmente a oferta formativa de mestrados; articular os mestrados em parceria.

No que respeita à avaliação, constatou-se uma progressiva procura de utilização deste serviço. Em 2019, registaram-se cerca de 7200 acessos e, em 2020, foram contabilizados mais de 9100 acessos.

Projeto de Digitalização de teses e dissertações defendidas no IST

O grande desafio deste projeto é a recuperação de informação de contacto que que permita solicitar aos autores a autorização para disponibilizarem o trabalho académico em acesso aberto.

 

Carácter Inovador e Transferibilidade

No contexto das instituições universitárias, a constituição de uma biblioteca digital deverá satisfazer a sua comunidade ao nível dos conteúdos e do acesso à informação e deverá ser capaz de garantir a preservação dos documentos a longo prazo. Esta realidade já está em curso e constitui um dos objetivos estratégicos de desenvolvimento da Biblioteca do IST.

A constituição da Biblioteca digital está a ser equacionada em três dimensões:

1.Consolidação de um acervo digital com informação atual, adequada às necessidades existentes, pertinente e fiável, fundamental para o sucesso da aprendizagem e para o progresso do conhecimento.

  1. Devido ao elevado custo desta informação junto das editoras, é necessário ter capacidade negocial e estabelecer consórcios de cooperação junto de parceiros internos e externos (compras conjuntas entre instituições)
  2. Organizar e inserir estas coleções digitais em sistemas agregadores que facilitem a pesquisa e o acesso, rentabilizando o tempo do utilizador: catálogo de Biblioteca e o Portal Agregador da ULisboa, Ebsco Discovery Services (EDS)

2.Potenciar a divulgação da produção científica da comunidade IST que não entra nos circuitos comerciais

  1. Teses, dissertações e outros trabalhos académicos
  2. Trabalhar a partir de conteúdos digitais existentes no Fenix e digitalizar informação retrospetiva, só existente em formato papel
  3. Utilizar uma interface que conjugue objetos e meta dados e que permita a navegação, nomeadamente a pesquisa
  4. Utilizar o OCR para permitir a pesquisa de conteúdos
  5. Trabalhar em parceria com a DSI no âmbito do Repositório Institucional-Sotis
  6. Divulgar o património antigo bibliográfico e documental do IST
  7. Definir políticas internas e criar um documento, Best practice guidelines for digital collections, que defina os procedimentos de seleção de coleções, sua digitalização e divulgação
  8. Definir as coleções a digitalizar (valor histórico e patrimonial)
  9. Garantir a qualidade da digitalização e utilizar o OCR
  10. Garantir a preservação
  11. Projetos em curso
  12. Revista Técnica. Projeto em duas fases. A 1ª fase está concluída: digitalização de todos os números e divulgação através do catálogo da Biblioteca e da página web da AEIST. Na 2ª fase recuperar os conteúdos de cada número e individualizar o seu tratamento documental de forma a facilitar a recuperação desta informação
  13. Professores antigos do IST. Recolher, organizar, digitalizar e divulgar trabalhos de alguns dos professores mais importantes.