Estrutura de apoio às atividades de coordenação dos cursos: Gabinete de Coordenação dos 1º e 2º Ciclos do DBE
27 de julho, 2019
Educação Superior ● 2019
Gabinete de Coordenação dos 1º e 2º Ciclos do DBE
Implementação da Boa Prática
O gabinete de coordenação de 1º e 2º ciclos foi desenhado e criado pelo Prof Joaquim Sampaio Cabral (presidente de Departamento na altura) e a Professora Raquel Aires Barros, em 2002 no âmbito do Departamento de Engenharia Química e Biológica tendo mais tarde continuado como tal no Departamento de Bioengenharia.
O Gabinete foi criado com o objetivo de centralizar e integrar toda a coordenação dos cursos em que o DBE é responsável e/ou participa, de forma a apoiar as coordenações dos cursos nas suas múltiplas funções e de facilitar a interação com os diferentes gabinetes de suporte, como GOP, Núcleo de Graduação, DSI, NPI, AEP, NEP.
As principais tarefas do gabinete são:
– apoio administrativo à elaboração e distribuição do serviço docente anual.
– apoio na elaboração/verificação dos horários semestrais dos vários cursos sobre a responsabilidade do DBE ou em que este participa ativamente, em colaboração com o GOP
– organização da calendarização das provas de avaliação (testes, exames, apresentações de trabalhos) através do contacto com os docentes, coordenadores, delegados e GOP
– organização e gestão das inscrições dos alunos nas diferentes UCs de opção da responsabilidade do DBE
– resposta do Gabinete de Coordenação dos 1º e 2º ciclos a solicitações de informação oriundas do exterior (ex. candidatos aos cursos do DBE)
– verificação dos cálculos ETIs das UCs do DBE
– apoio nas várias etapas e procedimentos referentes à tramitação das dissertações de mestrado dos cursos do DBE
– divulgação dos cursos, ex. Laboratórios Abertos
– divulgação do DBE, com a Newsletter e a página do LinkedIn
– atualização da Base de Dados dos alumni dos cursos do DBE
Resultados Alcançados
O gabinete existe desde 2002 e as suas funções de apoio às coordenações têm sido alargadas e melhoradas, apoiando neste momento os cursos de Engenharia Biológica, Biotecnologia, Engenharia Biomédica, Microbiologia, Engenharia Farmacêutica, Bioengenharia e Nanossistemas, e facilitando a interação com outros cursos nos quais docentes do DBE participam, nomeadamente o curso de Engenharia Química. Este apoio e coordenação integrada , permitiu diminuir a carga de trabalho das coordenações facilitando todos os procedimentos associados ao papel de coordenador, referindo-se, marcação das reuniões de coordenação, mapa de calendarização de provas escritas, interação com os delegados de curso e outros coordenadores e docentes, avisos sobre lançamento de notas e outros prazos, preparação dos mapas de distribuição de serviço docente, candidaturas de 2º ciclo, contactos dissertações de mestrado, e apoio a toda a parte de divulgação do DBE.
O gabinete foi criado inicialmente, e como foi referido, para apoiar as coordenações, mas as suas funções foram alargadas ao longo do tempo, e neste momento interage diretamente com os gabinetes centrais, outras faculdades, mas também os delegados e os alunos, tratando de toda a logística de início de semestre/ano. Neste momento tem também como função apoiar os alunos em questões e dúvidas relativas a procedimentos, regulamentos, etc. associados ao seu percurso no Técnico. A maior proximidade dos alunos ao gabinete facilita o trabalho dos coordenadores, além de responder a questões e dar informações que de outro modo teriam de ser obtidas no Núcleo de Graduação.
A interação com os serviços centrais foi facilitada e permitiu melhorar alguns procedimentos, nomeadamente, uma maior cooperação com o Núcleo de Graduação, nas inscrições dos alunos nas UCs de opção, que permitiu tornar o processo mais eficaz. Também a nível de interação com outras faculdades da UL, nomeadamente nos cursos de Engenharia Biomédica, Microbiologia e Engenharia Farmacêutica, os procedimentos e a comunicação também têm sido melhorados, facilitando o papel dos coordenadores e a vida dos alunos.
Avaliação e Monitorização
O gabinete é um exemplo de uma Boa Prática consolidada, que mantém o histórico de todos os processos, regulamentos e procedimentos necessários ao bom funcionamento das coordenações de curso, permitindo uma resposta rápida e eficaz às solicitações frequentes dos vários serviços e órgãos do Técnico e da UL. O seu sucesso é evidente ao longo destes anos como suporte e facilitador do papel das coordenações/coordenadores de cursos e apoio aos alunos, permitindo manter a eficácia dos procedimentos independentemente das sucessivas alterações dos coordenadores e dos presidentes de departamento.
Carácter Inovador e Transferibilidade
O gabinete foi criado no âmbito do DEBQ, e na altura era único no Técnico, dadas as suas características de centralizar, integrar (para todos os cursos) num único gabinete todas as tarefas associadas às coordenações/coordenadores de curso, para apoiar as suas funções, agilizar e facilitar a interação com os serviços centrais e outras escolas, e manter a memória do sistema. Após a criação do DBE, o mesmo conceito foi transferido (mantido) para o DBE e para o DEQ.
O conceito é perfeitamente replicável e nalguns departamentos do Técnico já foi aplicado o mesmo conceito, adaptado ao departamento referido.
- Estrutura de apoio às Atividades de coordenação dos cursos: Gabinete de Coordenação dos 1º e 2º Ciclos do DBE (PDF, 125 KB)
- Apresentação (PDF, 10MB),